Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR)

Waarom een nieuwe wet: de WBTR?

In het verleden zijn er incidenten geweest bij verenigingen. Grote en kleine incidenten, bij grote en kleine verenigingen. Zo hebben bestuurders zichzelf of hun vrienden verrijkt ten nadele van de vereniging of stichting. Ook zijn er regelmatig gevallen geweest van slecht bestuur, onzorgvuldig handelen, onduidelijke afspraken en misbruik van stemrecht. Elk jaar komen tientallen zaken aan het licht waarbij sprake is van financiële malversaties, fraude, zelfverrijking en overtreding van regels. Bestuursleden hebben het eigen belang boven dat van de vereniging gezet. Over een aantal financiële wantoestanden is grote maatschappelijke verontwaardiging ontstaan.

Het erge is, dat medebestuursleden vaak niets in de gaten hebben. Er wordt immers binnen de vereniging in goed onderling vertrouwen gewerkt. Misstanden worden pas duidelijk als het te laat is.

De wetgever wil misstanden tegengaan om verenigingen en hun bestuursleden te beschermen. Daarom is de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) er gekomen. Alle verenigingen, grote en kleine, moeten bestuurlijk professioneler worden. Het doel is voorkomen van misstanden. Om dat te bereiken, zijn regels gemaakt en ingesteld.

Bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk als hun vereniging zich niet aan de nieuwe wet houdt. Bestuursleden moeten gaan vastleggen wat zij hebben gedaan om problemen te voorkomen.

Wat is het gevolg van deze wet?

Besturen van verenigingen hebben de verplichting ervoor te zorgen dat alle bestuursleden handelen volgens de wet. Ieder bestuurslid moet altijd het belang van de vereniging dienen. Als dat niet gebeurt en er gaat wat mis, is ieder bestuurslid persoonlijk aansprakelijk. En dus niet alleen het bestuurslid dat zich niet aan de regels heeft gehouden. Het bestuur moet aangeven en vastleggen hoe de vereniging daarvoor zorgt.

In de wet heet dit dat alle bestuurders van verenigingen en stichtingen ‘gehouden zijn een goed bestuurder te zijn'.

Het is dus verstandig om als bestuur en/of bestuurslid ervoor te zorgen dat de vereniging aan de wet voldoet. Alleen op die manier kan de kans op problemen worden geminimaliseerd. Mocht het tot juridische procedures komen, is het heel belangrijk dat kan worden aangetoond dat de zaken goed zijn geregeld. Vandaar dat wij als bestuur een aantal zaken hebben vastgelegd. Het gaat daarbij om grote beslissingen over geld of personen, of om zaken van vitaal belang voor de vereniging. We vragen zo nodig meerdere offertes aan, we maken notulen van de bestuursvergaderingen en we minimaliseren de kans op een greep in de kas of onterechte betalingen vanuit de vereniging naar bestuursleden.

Simpel gezegd: een goed bestuurder dient het belang van de vereniging en houdt zich aan de afspraken die binnen de vereniging zijn gemaakt. De wet omschrijft waaraan die afspraken moeten voldoen.

Om aan de verplichtingen van de WBTR te voldoen heeft het bestuur een stappenplan van De Nederlandse Associatie aangeschaft. Deze organisatie is aanbevolen door de Raad van Beheer, onze overkoepelende organisatie van KC’s en rasverenigingen. Hierna worden stap voor stap de verplichtingen van de WBTR doorlopen en wordt aangegeven hoe we dat binnen onze vereniging hebben geïmplementeerd.

Stap 1: Goed bestuur

De WBTR stelt dat bestuursleden van verenigingen bij het vervullen van hun taak het belang van de vereniging voorop moeten stellen. Dat betekent dat je samen met je medebestuurders verantwoordelijk bent voor de algemene en dagelijkse leiding, het functioneren en de resultaten van de vereniging. Een aantal voorbeelden van normen voor goed bestuur zijn:

Integriteit: bestuurders dienen eerlijk en oprecht te zijn.
Focus: alle beslissingen moeten in het belang van de vereniging zijn.
Transparantie: zichtbaar maken als bestuurder welke beslissingen je neemt en hoe je daartoe komt.
Risicobeheersing: het bestuur kijkt naar de korte- en lange-termijnpositie van de vereniging en voert vanuit dat perspectief actief (financieel) beleid om risico’s te beheersen.
Verantwoording: bestuursleden moeten rekenschap afleggen over alle gemaakte beslissingen die men als bestuur gezamenlijk heeft genomen.
Collegialiteit: bestuurders zijn gemeenschappelijk verantwoordelijk voor goed bestuur; het is dus van belang elkaar goed te informeren en te betrekken bij alle onderwerpen en elkaar tijdig en volledig te informeren.
Responsiviteit: als bestuurder moet je bereikbaar zijn voor je medebestuurders, leden en andere relaties van de vereniging.
Democratie: besluitvorming vindt plaats volgens de wet, de statuten, interne reglementen en afspraken.
Effectiviteit: inspanningen en uitgaven binnen de vereniging dragen daadwerkelijk bij aan de realisatie van de doelstelling van de vereniging.

Als bestuur hebben wij de volgende stappen en of beslissingen genomen om te voldoen aan de wet WBTR:

Als bestuur dragen wij er zorg voor dat bovenstaande aspecten van goed bestuur naar ons beste kunnen en geweten zullen worden nageleefd.
In elke bestuursvergadering worden de saldi van de rekeningen bezien en grote uitgaven besproken.
Voor uitgaven boven de €500 worden twee offertes gevraagd.
We hebben een kascommissie van twee leden die jaarlijks wisselt en die verslag uitbrengt aan de ALV.

Stap 2: Aansprakelijkheid van bestuursleden

Als bestuur hebben wij de volgende stappen en of beslissingen genomen om te voldoen aan de wet WBTR:

Voor huidige bestuursleden:

Wij zorgen er als bestuur voor dat alle huidige bestuursleden goed zijn geïnformeerd over de aansprakelijkheid die kan optreden als gevolg van hun positie als bestuurslid van de vereniging.

Wij spreken af dat bestuurders als volgt handelen:

Dat we ons bij uitvoeren van de bestuurstaken binnen onze bevoegdheden blijven.
Dat we handelen conform de wet, statuten en eventuele bestuursreglementen.
Wij bespreken jaarlijks met de leden de financiële toestand van de vereniging.
We voorkomen dat sprake is van tegenstrijdig belang (en)(zie Stap 5: Tegenstrijdig belang)
Wij voldoen aan de administratieplichten.
Wij gaan geen overeenkomsten aan die de vereniging niet kan nakomen.
Wij doen geen betalingstoezeggingen en melden betaalproblemen tijdig aan de belastingdienst als de vereniging in zwaar weer verkeert en afstevent op een faillissement.
Wij zorgen ervoor dat de vereniging voldoet aan relevante wetten, zoals de AVG.

Voor nieuwe bestuursleden

Wij zorgen ervoor dat nieuwe bestuursleden goed worden geïnformeerd over:

De financiële toestand van de vereniging.
De andere bestuursleden en de bevoegdheden die zij hebben.
De (onderlinge) werkafspraken.
De verplichtingen die het bestuur heeft op basis van de statuten of reglementen.
De afgesloten bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering met voldoende dekking.

Voor aftredende bestuursleden

Bij het neerleggen van een bestuursfunctie regelen wij de volgende zaken:

Het neerleggen van de bestuursfunctie wordt duidelijk vastgelegd.
Uitschrijving bij de Kamer van Koophandel.
Decharge van de bestuurstaken door de ledenvergadering van de vereniging.
Een goede overdracht naar de nieuwe bestuurder(s).
Vastlegging van de afspraken.

Stap 3: Tegenstrijdig belang

Een bestuurder mag niet deelnemen aan besprekingen of besluitvorming over onderwerpen waar hij of zij een persoonlijk belang bij heeft dat strijdig is met het belang van de vereniging.

Als bestuur hebben wij de volgende stappen en of beslissingen genomen om te voldoen aan de wet WBTR:

Een bestuurslid meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang direct bij de overige bestuursleden.
Het bestuurslid deelt alle relevante informatie over het (potentieel) tegenstrijdig belang.
Bij een tegenstrijdig belang zal het bestuurslid niet deelnemen aan de overleggen en besluitvorming bij het onderwerp waar sprake is van het (potentieel) tegenstrijdig belang.
Als een (potentieel) tegenstrijdig belang merken wij als bestuur in ieder geval aan:

Het aangaan van een overeenkomst met een geldelijk belang tussen de vereniging enerzijds en de bestuurder en/of relaties van de bestuurder anderzijds.
Het vaststellen van de vergoeding van de bestuurder.

III. Het stellen van een zekerheid zoals hypotheek, borg enz. door de vereniging ten behoeve van een bestuurder.

Stap 4: Afwezigheid van één of meer bestuursleden

Het is herkenbaar bij iedere vereniging. Eén of meer bestuursleden zijn afwezig. Dat kan tijdelijk zijn, omdat iemand ziek is. Het kan ook permanent zijn, dat wil zeggen dat de bestuurder niet terugkomt. Denk aan overlijden of tussentijds aftreden. In die gevallen moet de vereniging toch bestuurbaar blijven. Er moeten besluiten kunnen worden genomen.

Voor dergelijke situaties moet je als vereniging een regeling treffen. Dit heet in de wet een belet- en ontstentenisregeling.

Als bestuur hebben wij de volgende stappen en of beslissingen genomen om te voldoen aan de wet WBTR:

Als sprake is van (tijdelijke) afwezigheid van een bestuurder, dient het betreffende bestuurslid dit direct te melden bij de overige bestuursleden.
Bij belet en ontstentenis van één bestuurder (niet zijnde de enige bestuurder) of meerdere bestuurders zijn de overige bestuurders belast met het bestuur van de organisatie.
Bij belet en ontstentenis van alle bestuurders: is de ALV bevoegd om één of meerdere personen aan te wijzen om tijdelijk in het bestuur van de organisatie te voorzien.
Het bestuur zal bij het nemen van besluiten nagaan of is voldaan aan het minimumaantal stemmen zoals in de statuten is vastgelegd.
Het bestuur handelt zoals opgenomen in de statuten.
Als het aantal bestuursleden onvoldoende is om een besluit te nemen zal een stemming plaatsvinden in de Algemene Ledenvergadering.
Wij leggen de procedure vast in de statuten.

Stap 5: Meervoudig stemrecht

Volgens de WBTR mag een bestuurder meer stemmen hebben dan een andere bestuurder. Maar het is niet toegestaan dat één persoon meer stemmen heeft dan 50% van alle stemmen. Hierdoor zou deze persoon namelijk altijd de meerderheid van stemmen hebben. Dit vindt de wetgever ongewenst.

Als bestuur hebben wij de volgende stappen en of beslissingen genomen om te voldoen aan de wet WBTR:

In de statuten is het volgende bepaald:

Er zijn minimaal vijf bestuursleden. (art. 19.1)
Als de stemmen staken, heeft de stem van de voorzitter de doorslag (art. 27.1)
Om te kunnen besluiten, moet ten minste de helft van het aantal bestuursleden aanwezig zijn (art. 27.2) Dat zijn dus minimaal drie bestuursleden.
Als het aantal bestuursleden minder bedraagt dan het aantal vacatures (twee dus), moet er zsm een ALV worden belegd. (art. 24.2)

Stap 6: Toezicht

De Algemene Ledenvergadering is het hoogste orgaan binnen onze vereniging. Elk jaar is het bestuur statutair verplicht rekening en verantwoording af te leggen aan deze ALV.

Als bestuur hebben wij de volgende stappen en of beslissingen genomen om te voldoen aan de wet WBTR:

Wij hebben alleen een bestuur en geen Raad van Toezicht (of toezichthoudende bestuursleden).
In de statuten (art. 36.1) is bepaald dat vanuit de ALV wordt elk jaar een kascontrolecommissie wordt benoemd.

Stap 7: Bindende voordracht van bestuurders

Als bestuur hebben wij de volgende stappen en of beslissingen genomen om te voldoen aan de wet WBTR:

Bestuursleden van onze vereniging worden benoemd door een formeel besluit van de Algemene Ledenvergadering (ALV). De ALV kan zich uitspreken over de benoeming van een bestuurder.
Onze vereniging kent geen bindende voordracht
In de statuten (art. 19.1) is opgenomen dat de voorzitter van buiten de leden kan worden benoemd. Dat willen wij wijzigen, omdat wij juist bij de functie van voorzitter een sterke binding met de vereniging belangrijk vinden.

Stap 8: Raadgevende stem

Als bestuur hebben wij de volgende stappen en of beslissingen genomen om te voldoen aan de wet WBTR:

Wij nodigen altijd alle bestuurders uit voor een Algemene Ledenvergadering.
Wij staan bestuurders toe om tijdens de Algemene Ledenvergadering een raadgevende stem/advies uit te brengen op voorgenomen besluiten zoals de WBTR dat voorschrijft.

Stap 9: Interne borging en statuten

Onze Statuten en Huishoudelijk Reglement vind je hier